Na pewno chcesz, aby Twoi pracownicy odnieśli korzyści z uczestnictwa w instruktażu stanowiskowym. Jednak jego skuteczność zależy od tego, jak zostanie poprowadzony. Niestety, pracownicy są zaskakująco często zawiedzeni instruktażem, a jako powód niezadowolenia wskazują niedostosowanie do potrzeb, nudną formę czy też po prostu brak możliwości zastosowania przekazanej wiedzy w praktyce.
Nasze szkolenie dla prowadzących instruktaże stanowiskowe pomaga zmienić te odczucia. Pokazujemy nowe formy przekazywania informacji, wzmacniamy osobiste kompetencje przyszłych trenerów i uczymy prawidłowo dokumentować przeprowadzane szkolenia. Po naszym szkoleniu jego uczestnicy efektywniej prowadzą instruktaże stanowiskowe, z pożytkiem dla siebie, nowych pracowników oraz przełożonych. Natomiast organizacja zyskuje świadomych i kompetentnych liderów, rozumiejących panujące w niej zasady i umiejących je przekazać podczas szkolenia
Czy to szkolenie jest potrzebne?
Czy instruktaż jest przyuczeniem do pracy?
Praca zdalna a instruktaż stanowiskowy
Potrzeba uzyskania wiedzy, szczególnie w nowej sytuacji, jest rzeczą całkowicie naturalną. Przed podróżą do obcego kraju czytamy blogi podróżnicze, przewodniki i informacje rządowe, żeby uniknąć przykrych niespodzianek w miejscu, do którego się udajemy. Decydując się na zakup nowego sprzętu szukamy informacji, żeby uniknąć rozczarowania i wybrać najlepsze dla nas rozwiązanie. Poradniki ze wszystkich dziedzin stanowią lwią cześć całego rynku wydawniczego. Nowi pracownicy tak samo potrzebują pakietu informacji, żeby móc zacząć realizować nowe zadania. I tego oczekują od instruktażu stanowiskowego.
Dlatego tak istotny jest instruktaż stanowiskowy, który dla nowego pracownika jest pierwszym zetknięciem się z zasadami panującymi w firmie. A skoro jego skuteczność będzie miała kluczowe znaczenie, nie warto pozostawiać jej przypadkowi.
Tym, co ma największy wpływ na skuteczność szkoleń, są umiejętności trenerskie osób wprowadzających pracownika w jego obowiązki. Jako pracodawca możesz rozwinąć te umiejętności właśnie poprzez zorganizowanie szkolenia z metodyki dla pracowników, którzy takie instruktaże przeprowadzają.
Najczęściej nowy pracownik oczekuje, że pracodawca wyselekcjonuje najbardziej przydatne informacje i przekaże w formie, która pozwoli mu poczuć się pewnie w nowym miejscu. To oczekiwanie się nie zmienia, nawet, jeśli ten pracownik jest bardzo doświadczonym ekspertem w swojej dziedzinie.
Dlatego warto skorzystać z szansy, jaką daje instruktaż stanowiskowy i wzmocnić jego pozytywny efekt, szkoląc osoby, które będą go prowadzić.
Szkolenie z organizacji i metodyki instruktażu stanowiskowego jest przeznaczone dla osób, które, na polecenie pracodawcy, będą prowadzić instruktaż stanowiskowy. Czyli jest przeznaczone również dla ekspertów zewnętrznych, pracowników nie pełniących funkcji kierowniczych oraz wykonujących szkolenia dla użytkowników i operatorów w ramach świadczonych przez siebie usług. Mogą w nim wziąć udział również inne osoby wskazane przez ustawodawcę, czyli pracodawcy, osoby kierujące przedsiębiorstwami państwowymi, spółkami, zakładami prywatnymi, urzędami, spółdzielniami oraz osoby kierujące pracownikami (mistrzowie, brygadziści, kierownicy wydziałów i innych komórek organizacyjnych).
Pamiętaj, że jeśli nie pojawią się inne źródła informacji, pracownik będzie wykonywał pracę zgodnie ze swoim dotychczasowym doświadczeniem, przekonaniami i na poziomie jakościowym wyznaczonym samodzielnie. Jeśli ten pracownik pełni funkcje kierownicze, to brak zaufania do procedur i zasad w firmie będzie miał dodatkowo negatywny wpływ na jego podwładnych. Dlatego trzeba mu przekazać prawidłowe, nowe wzorce jak najszybciej i jak najskuteczniej.
Instruktaż stanowiskowy jest zaproszeniem, pigułką wiedzy pozwalającą na prawidłowe rozpoczęcie pracy na danym stanowisku. Wizerunek wykreowany podczas instruktażu stanie się wizerunkiem całej firmy, a podejście do procedur, zaprezentowane na szkoleniu, pracownik odniesie wprost do każdej innej zasady i procedury w firmie.
Warto wykorzystać ten pierwszy kontakt z pracownikiem do zmiany postaw niepożądanych, stworzenia nowych, potrzebnych na danym stanowisku, oraz wytworzenia w nim przekonania, że wszystkie zasady, nie tylko bhp są dla nas ważne i należy się do nich stosować.
Szczególnie to ostatnie zadanie tworzy wartość dodaną: jeżeli pracownik od samego początku dostanie informację, że pracujemy według jasnych, konkretnych wytycznych, to zbudujemy zaufanie do siebie, firmy i samego procesu pracy. Przy czym nawet zasygnalizowanie, że nie wszystko jeszcze jest poukładane tak, jak byśmy sobie tego życzyli, jest ważną i pozwalającą na osiągnięcie tego celu informacją. O ile będzie konkretne i poparte określonym w czasie planem zmiany.
Bezpośredni przełożony jest optymalnym wyborem do poprowadzenia instruktażu stanowiskowego. Przede wszystkim dlatego, że to on właśnie będzie szkolonym pracownikiem zarządzał, oraz z nim pracował.
Ze względu na to zagadnienia z metodyki są elementem szkolenia okresowego bhp dla pracodawców i osób kierujących pracownikami. Równocześnie warto pamiętać, że pierwsze szkolenie okresowe dla kierujących pracownikami odbywa się w ciągu pół roku od szkolenia wstępnego, a co za tym idzie, w tym okresie (do pół roku) nowy przełożony może nie wiedzieć, jak prowadzić taki instruktaż. Dlatego warto wyposażyć go w wiedzę, jak prawidłowo i z korzyścią dla firmy prowadzić instruktaże stanowiskowe.
Szczególnie, że prowadzenie instruktażu stanowiskowego i tak bezpośredniego przełożonego nie ominie, nawet, jeśli by ten obowiązek zaniedbał albo o nim zapomniał. Po prostu, zamiast wykorzystać dedykowany czas, będzie musiał intensywnie kontrolować i instruować pracownika w czasie pracy, bo wszystkie niejasności oraz pytania i tak będą kierowane wprost do niego. Ponadto, jeśli instruktaż zostanie przeprowadzony przez osobę nieprzygotowaną, to przełożony - zamiast wykorzystać możliwość zapisania nowych informacji od razu w pamięci pracownika - będzie musiał prostować w czasie pracy te, które ktoś już umieścił wcześniej.
To również powód, dla którego warto, aby w szkoleniu z metodyki szkoleń wstępnych udział wzięli nie tylko pracodawcy i przełożeni, ale również wszystkie pozostałe osoby, które prowadzą instruktaż stanowiskowy w imieniu pracodawcy. Szczególnie, że dla nich jest to jedyna szansa na poznanie warsztatu trenera.
Absolutnie nie! Pracownik został przecież przyjęty do pracy ze względu na umiejętności, które już wcześniej posiadał. Podczas instruktażu trener przekazuje informacje: jak ogólne przepisy zostały wdrożone w przedsiębiorstwie, opisuje wymagania szczególne, właściwe dla miejsca pracy pracownika i wskazuje zasady przepływu informacji. Ale nie jest to czas ani miejsce na nabywanie umiejętności zawodowych w ścisłym tego słowa znaczeniu. Natomiast znajomość zasad bezpieczeństwa, zwyczajów i kultury firmy jest tutaj kluczowa. Dlatego warto przeszkolić trenera i pokazać mu, jak prawidłowo kreować i realizować cele prowadzonego przez niego instruktażu.
Liczba tzw. tutoriali, unpackingów czy testów na youtubie liczona jest już prawdopodobnie w milionach. Dawniej fora specjalistyczne, a teraz grupy w mediach społecznościowych wypełnione są odpowiedziami na pytania, których nikt nie zadał i pytaniami, na które nikt nie udzielił odpowiedzi. Jak zmienić, jak sprawdzić, jak zmontować, jak użyć, jak przejść, jak znaleźć, jak dojechać, jak, jak, jak?
Ludzie lubią wiedzieć i lubią dzielić się wiedzą. Przy czym warunek stawiany występującemu w takiej produkcji jest jeden - musi być wiarygodny. Tę wiarygodność może potwierdzać liczba subskrybentów, powszechna rozpoznawalność, czy – jak podczas szkolenia bhp – autoryzowany przez pracodawcę kanał przekazu.
Jak zrobić to dobrze i uniknąć błędów? Dla dociekliwych: zakres szkolenia określa § 3 rozporządzenia ws. szkolenia bhp i tam należy szukać odpowiedzi na pytanie, co szkolenie powinno zapewnić uczestnikom:
Czyli - przekładając z prawniczego na ludzki - pracownik powinien dowiedzieć się, co mu na stanowisku pracy zagraża i w jaki sposób, jakie konkretnie przepisy go obowiązują oraz jak ma postępować w trakcie zwykłego dnia pracy i podczas awarii.
Jak widać przepis nie żąda niczego ponad to, co i tak rozsądny przełożony by nowemu pracownikowi przekazał. Ale forma tego przekazu i umiejętność dostosowania go do możliwości szkolonych pracowników ma znaczenie kluczowe. Nasz szkolenie z metodyki szkolenia wstępnego uzupełnia właśnie te kompetencje.
Instruktaż stanowiskowy umożliwia przełożonemu podzielenie się odpowiedzialnością z pracownikiem. To, co zostało umieszczone w programie instruktażu i omówione podczas tego szkolenia, stanowi informację dla pracownika, jak ma pracować. Czyli pracodawca określa granicę pomiędzy działaniem zgodnym i niezgodnym z zasadami panującymi w firmie, a więc tę, po której przekroczeniu zaczyna się wina umyślna pracownika. A więc po przekroczeniu której może on ponieść odpowiedzialność do wysokości 100% poniesionych szkód. Tym bardziej wskazane jest, aby wiadomości te przekazywali pracownicy kompetentni, o wysokich umiejętnościach trenerskich.
Instruktaż ma się odbyć na stanowisku pracy. W związku z tym, jeśli uznamy, że pracownik na stanowisku zdalnym musi przejść instruktaż stanowiskowy, to również to szkolenie można przeprowadzić zdalnie. Dla stanowisk stacjonarnych powinniśmy jednak pozostać przy formie stacjonarnej. Umiejętność rozstrzygania takich dylematów to jedna z wielu korzyści, jakie odnosi zarówno uczestnik (trener), jak i firma po naszym szkoleniu.
Jeżeli nadzorujemy pracę pracownika firmy zewnętrznej, to za szkolenie tego pracownika odpowiada… pracodawca. Ale pracodawca tego konkretnego pracownika, nie pracodawca – zleceniodawca. Po stronie pracodawcy – zleceniodawcy leży obowiązek poinformowanie o zagrożeniach dla bezpieczeństwa i zdrowia podczas pracy na terenie przedsiębiorstwa. Uzyskanie tych informacji pracownik potwierdza podpisem i okazania takiego potwierdzenia możemy żądać od firmy wykonującej zlecenie. Konkretne osoby odpowiedzialne oraz zakres niezbędnych informacji będzie określała umowa z tym wykonawcą. Trzeba być szczególnie ostrożnym i wyczulonym, jeśli taką firmą jest osoba prowadząca jednoosobowo działalność gospodarczą. Ją też należy traktować jako firmę, a nie jako pracownika, a więc zamiast obowiązku przeszkolenia, będziemy mieli wobec niej obowiązek informacyjny. To również wiedza, którą powinien mieć trener, aby odpowiednio rozpoznać potrzeby szkolonych osób. I jeszcze jeden powód do uczestniczenia w szkoleniu z metodyki szkoleń wstępnych.
Karta szkolenia stanowiskowego to nie jest zwykły dokument. To jest, zarówno dla pracownika, jak i przełożonego, „polisa ubezpieczeniowa” w kontekście wypadku. W każdym z postępowań powypadkowych zespół wypadkowy (lub, jeżeli wypadek jest ciężki lub śmiertelny, również PIP i prokuratura) sprawdza, czy pracownik odbył szkolenie wstępne, zapoznając się właśnie z kartą szkolenia wstępnego. Jeżeli nie - muszą dopuścić możliwość, że wina w całości albo przynajmniej w części leży po stronie pracodawcy. W takiej sytuacji muszą przyjąć, że pracownik nie wiedział, jak prawidłowo wykonywać pracę. Więcej - przeprowadzenie instruktażu niezgodnie z programem, w tym zbyt krótkiego, lub jego całkowity brak, również obciąża przełożonego.
Z drugiej strony, pracownik podczas instruktażu dowiaduje się, jakie oczekiwania ma wobec niego pracodawca. Tym samym określa granicę pomiędzy winą nieumyślną i umyślną w razie błędu pracownika. Czyli pomiędzy rekompensatą do maksimum trzech miesięcznych poborów tego pracownika, albo w pełnej wysokości szkód.
Właśnie na szkoleniu z metodyki szkoleń wstępnych uczestnik dowie się, jak prawidłowo wypełnić kartę, jak ją przechowywać i archiwizować oraz aktualizować. To również niebagatelny zysk dla wszystkich, którzy w tym szkoleniu uczestniczą.
W przypadku instruktażu stanowiskowego ustawodawca nie narzucił niczego, poza czasem trwania szkolenia. Dlatego prowadzący powinien sam z siebie sięgać po różnego rodzaju metody szkoleniowe. Zawsze jednak należy pamiętać, żeby budować je od elementów najłatwiejszych do najtrudniejszych, stopniując wymagania.
Każdy woli, jeśli trener mów językiem zrozumiałym i upewnia się, czy szkolony pracownik rozumie przekazywane treści. Określenia slangowe, hermetyczne, utrudniają komunikację albo ją nawet uniemożliwiają. Stosowanie negatywnego przekazu: „nie rób tego, nie rób tamtego, zakazuje się” utrudnia komunikację. O wiele łatwiej jest zrozumieć intencję, kiedy mówimy pozytywami: „zrób tak, ponieważ”. „To jest dobry sposób. Chcę, żebyś robił tak, ponieważ”.
Dodatkowo warto pamiętać o tym, że podczas instruktażu stanowiskowego prowadzący ma obowiązek wykonać zadanie nowego pracownika w ramach prezentacji, potem nadzorować wykonanie próbne, a następnie zweryfikować prawidłowość wykonania samodzielnego. W związku z tym podczas instruktażu powinny zostać pokazane te zadania, które są nowe dla pracownika, wykonywane w sposób szczególny, właściwy dla organizacji lub takie, gdzie od ich wykonania zależy czyjeś bezpieczeństwo lub złe wykonanie mogłoby spowodować duże straty.
Instruktaż kończy się sprawdzianem wiadomości i umiejętności. To konieczne. Jednak sprawdzian nie jest egzaminem, ocena należy wyłącznie do przełożonego i to on ma być pewny, że pracownik będzie mógł samodzielnie wykonać polecone mu zadania.
Do prawidłowej realizacji tych zadań konieczne jest dobre przygotowanie trenera. Dlatego skorzystaj z naszej wiedzy i doświadczenia i przeszkól swoich pracowników. Daj nam się przekonać, że to nie koszt, tylko inwestycja.