Praca zdalna, obowiązki BHP pracodawcy i pracownika

Czym jest praca zdalna po nowelizacji 2023

Praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość. Na stałe wprowadziła ją do Kodeksu pracy ustawa z 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. 2023 poz. 240), obowiązująca od 7 kwietnia 2023 r., która jednocześnie zlikwidowała wcześniejszą telepracę. Definicję zawiera art. 67(18) Kodeksu pracy. Praca zdalna może być całkowita lub hybrydowa, wykonywana stale albo okazjonalnie, w każdym z tych wariantów obowiązują jednak zasady bezpieczeństwa, choć w różnym zakresie.

Praca zdalna nie zwalnia z BHP

Najczęstsze nieporozumienie brzmi: „skoro pracownik pracuje u siebie, to sam odpowiada za bezpieczeństwo”. To nieprawda. Pracodawca pozostaje odpowiedzialny za bezpieczne i higieniczne warunki pracy także przy pracy zdalnej, zmienia się jedynie sposób realizacji obowiązków. Część z nich jest wyłączona lub zmodyfikowana (pracodawca nie kontroluje domu tak jak zakładu), ale kluczowe pozostają: ocena ryzyka zawodowego, przekazanie informacji o zasadach bezpiecznej pracy, obowiązki dotyczące stanowisk z monitorami ekranowymi oraz postępowanie powypadkowe. Zignorowanie ich nie znika dlatego, że praca odbywa się w domu, przeciwnie, w razie wypadku lub kontroli to pracodawca musi wykazać, że dopełnił swoich powinności.

Jak wdrożyć pracę zdalną: zasady i dokumenty

Punktem wyjścia jest ustalenie zasad pracy zdalnej. Kodeks pracy przewiduje kilka ścieżek: porozumienie ze związkami zawodowymi, regulamin pracy zdalnej (po konsultacji z przedstawicielami pracowników), a w braku tych dokumentów, uzgodnienie z pracownikiem lub polecenie w szczególnych sytuacjach (art. 67(19)-67(23)). Dokument powinien określać m.in. grupy stanowisk, zasady pokrywania kosztów, porozumiewania się i kontroli.

Odrębnie uregulowano pracę zdalną okazjonalną, do 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika (art. 67(33)). Ma ona uproszczony reżim: nie stosuje się do niej części obowiązków, między innymi dotyczących pokrywania kosztów, ale wciąż wymaga rozsądnego zadbania o bezpieczeństwo. Dobrze skonstruowane dokumenty przesądzają o tym, czy praca zdalna będzie sprawnym narzędziem, czy źródłem sporów, dlatego warto zaprojektować je świadomie, a nie kopiować przypadkowy wzór z internetu.

Ocena ryzyka i oświadczenie pracownika

Sercem obowiązków bhp przy pracy zdalnej jest ocena ryzyka zawodowego. Pracodawca sporządza ją dla stanowisk pracy zdalnej i na jej podstawie przekazuje pracownikowi informację o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy (art. 67(31)). Co istotne, ocenę można przygotować w formie uniwersalnej, dla poszczególnych grup stanowisk o takim samym charakterze, a nie osobno dla każdego mieszkania, co byłoby niewykonalne. W ocenie uwzględnia się zwłaszcza obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego i wzroku przy pracy z monitorem oraz czynniki organizacyjne i psychospołeczne.

Drugim filarem jest oświadczenie pracownika. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik potwierdza, na piśmie lub elektronicznie, że zapoznał się z oceną ryzyka i informacją bhp oraz że w jego miejscu pracy zdalnej zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki. To oświadczenie przenosi część odpowiedzialności za warunki w konkretnym miejscu na pracownika, ale nie zdejmuje z pracodawcy obowiązku rzetelnej oceny ryzyka i informacji. Dopiero komplet: ocena, informacja i oświadczenie, daje zgodność z przepisami i realną ochronę obu stron.

Obowiązki pracodawcy: przegląd

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej układają się w kilka powtarzalnych obszarów. Poniżej ich zestawienie wraz z podstawą prawną i praktycznym znaczeniem, dokładny zakres zależy od tego, czy praca jest stała, hybrydowa, czy okazjonalna.

Obszar	Obowiązek pracodawcy	Podstawa (Kodeks pracy)	W praktyce
Zasady pracy zdalnej	Porozumienie, regulamin lub uzgodnienie z pracownikiem	art. 67(19)-67(23)	Dokument określający zasady, grupy stanowisk i miejsce
Materiały i koszty	Zapewnienie narzędzi oraz pokrycie kosztów lub ryczałt	art. 67(24)	Ryczałt lub ekwiwalent za energię i internet
Ocena ryzyka	Ocena ryzyka i informacja o bezpiecznej pracy	art. 67(31)	Możliwa uniwersalna dla grup stanowisk
Oświadczenie pracownika	Potwierdzenie bezpiecznych i higienicznych warunków	art. 67(31)	Oświadczenie przed dopuszczeniem do pracy zdalnej
Ergonomia i wypadki	Wymagania dla monitorów, postępowanie powypadkowe	rozp. Dz.U. 2023 poz. 2367; art. 234	Oględziny miejsca wypadku za zgodą pracownika

Zestawienie pokazuje, że praca zdalna to nie brak obowiązków, lecz ich inna forma. Kluczem jest zaprojektowanie dokumentów i procedur raz, a dobrze, tak, by obsługa kolejnych pracowników zdalnych była powtarzalna i szybka, a nie tworzona od zera za każdym razem.

Wypadek przy pracy zdalnej

Wypadek podczas pracy zdalnej jest wypadkiem przy pracy i podlega tym samym ogólnym zasadom postępowania powypadkowego co w zakładzie (art. 234 Kodeksu pracy), z modyfikacjami wynikającymi ze specyfiki domu pracownika. Najważniejsze różnice sprowadzają się do dwóch kwestii:

• oględzin miejsca wypadku dokonuje się w terminie uzgodnionym z pracownikiem lub jego domownikami i za ich zgodą, pracodawca nie ma prawa wejść do mieszkania bez uzgodnienia;
• kluczowa staje się dokumentacja: zgłoszenie, ustalenie okoliczności i związku z pracą bywają trudniejsze niż w zakładzie, dlatego rzetelne procedury i wcześniejsza ocena ryzyka są tu szczególnie cenne.

Dobrze przygotowana firma ma gotowy tryb postępowania: wie, jak przyjąć zgłoszenie, jak ustalić okoliczności i jak udokumentować zdarzenie. Bez tego wypadek przy pracy zdalnej staje się źródłem sporów o to, czy w ogóle miał związek z pracą, ze szkodą dla obu stron.

Najczęstsze błędy pracodawców

Najczęstszy błąd to potraktowanie pracy zdalnej jako „pracy z domu bez papierów”, bez oceny ryzyka, oświadczeń i regulaminu. Kolejne to kopiowanie przypadkowych wzorów bez dostosowania do firmy, pomijanie wymagań dla stanowisk z monitorami ekranowymi, brak jasnych zasad pokrywania kosztów oraz brak przygotowanego trybu postępowania powypadkowego. Osobną pułapką jest mylenie pracy zdalnej stałej z okazjonalną i stosowanie do nich tego samego, nieadekwatnego reżimu. Efekt jest zawsze podobny: formalnie „mamy pracę zdalną”, a w razie kontroli lub wypadku brakuje dokumentów, które chronią pracodawcę.

Kto pomoże wdrożyć BHP pracy zdalnej

Wdrożenie pracy zdalnej łączy prawo pracy, bhp i ergonomię, dlatego warto oprzeć je na kimś, kto zna wszystkie trzy obszary. Dobry partner nie zasypie firmy biurokracją, lecz zaprojektuje komplet dokumentów dopasowanych do jej realiów: ocenę ryzyka dla grup stanowisk, informację bhp, wzory oświadczeń i regulamin, a także tryb postępowania powypadkowego i listy kontrolne. Wartością jest tu doświadczenie: umiejętność odróżnienia obowiązków realnych od pozornych i przygotowania rozwiązań, które są zgodne z prawem, a jednocześnie proste w obsłudze na co dzień.

Koszty, ryczałt i korzyści

Praca zdalna wiąże się z obowiązkiem pokrycia kosztów, które ponosi pracownik, zwłaszcza energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, oraz zapewnienia materiałów i narzędzi pracy (art. 67(24)). W praktyce najczęściej ustala się ryczałt lub ekwiwalent, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom. Dobrze policzony i opisany w dokumentach ryczałt chroni przed sporami i zarzutami, a jednocześnie porządkuje budżet. Po stronie korzyści praca zdalna to niższe koszty powierzchni biurowej, większa dostępność talentów niezależnie od lokalizacji oraz mocny argument employer brandingowy, pod warunkiem, że jest wdrożona świadomie, a nie po omacku.

Co zyskuje firma

Dobrze wdrożona praca zdalna to zgodność z Kodeksem pracy, komplet dokumentów gotowych na kontrolę PIP, jasne zasady kosztów i sprawne postępowanie powypadkowe, a do tego realne korzyści biznesowe: oszczędności, dostęp do talentów i lepszy wizerunek pracodawcy. To także element systemu zarządzania bhp zgodnego z ISO 45001:2018 (identyfikacja zagrożeń i ocena ryzyka, pkt 6.1.2), rozszerzonego na nowe miejsca pracy. Wdrażamy bhp pracy zdalnej kompleksowo, od oceny ryzyka i regulaminów po szkolenia i procedury powypadkowe, dla firm od małych zespołów po międzynarodowe korporacje, łącząc prawo pracy, bhp i ergonomię. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak wdrożyć pracę zdalną zgodnie z prawem i bez zbędnej biurokracji.