5 min czytania
Nowa firma, która zatrudnia pierwszych pracowników, w jednej chwili staje się pracodawcą, a wraz z tym przejmuje pełen zestaw obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Łatwo je przeoczyć w gąszczu spraw związanych ze startem biznesu, ale ich zaniedbanie mści się szybko: przy pierwszej kontroli, przy pierwszym wypadku albo przy pierwszym sporze z pracownikiem. Dobra wiadomość jest taka, że bhp na starcie da się ustawić raz, a dobrze, tak, by nie wracać do niego pod presją. Poniżej wyjaśniamy, jakie obowiązki ma nowy pracodawca, w jakiej kolejności je wdrożyć i jak zbudować bezpieczną firmę od pierwszego dnia.
Czym jest BHP dla firm wchodzących na rynek
BHP dla firm wchodzących na rynek to kompleksowe uruchomienie bezpieczeństwa i higieny pracy w nowej organizacji, od rozpoznania obowiązków, przez przygotowanie dokumentacji i procedur, po przeszkolenie ludzi i ustawienie służby bhp. To swego rodzaju „pakiet startowy”, który sprawia, że firma spełnia wymagania prawa pracy od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika. Punktem odniesienia jest dział dziesiąty Kodeksu pracy oraz przepisy wykonawcze, a celem, uporządkowane, świadome wejście w rolę pracodawcy, bez luk, które ujawniają się dopiero podczas kontroli lub po zdarzeniu.
Dlaczego zadbać o bhp od pierwszego dnia
Obowiązki bhp powstają nie „kiedyś”, lecz z chwilą zatrudnienia pierwszego pracownika, i nie zależą od wielkości firmy. Nowy pracodawca bywa przekonany, że „na razie” wystarczy zająć się sprzedażą, a bhp poczeka; tymczasem pracownika nie wolno dopuścić do pracy bez szkolenia, badań i znajomości zagrożeń, a brak podstawowej dokumentacji jest jednym z pierwszych ustaleń każdej kontroli. Zadbanie o bhp na starcie to nie tylko unikanie kar, ale i realne bezpieczeństwo zespołu oraz porządek, który procentuje przy rozwoju firmy. Ustawione raz i dobrze, rośnie razem z organizacją, zamiast być gaszonym w pośpiechu.
Obowiązki nowego pracodawcy
Podstawowy obowiązek pracodawcy to zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 207 Kodeksu pracy). W praktyce oznacza to zestaw konkretnych działań: przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego, skierowanie pracowników na badania profilaktyczne, zapewnienie szkoleń bhp (wstępnych i okresowych), opracowanie instrukcji bhp, przydział środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej oraz zapewnienie właściwych pomieszczeń i zaplecza.
Do tego dochodzą obowiązki organizacyjne i dokumentacyjne: ustalenie zasad bhp, prowadzenie wymaganej dokumentacji i rejestrów, a przy większym zatrudnieniu, regulamin pracy oraz utworzenie lub powierzenie zadań służby bhp. Każdy z tych elementów ma swoje podstawy prawne i wzajemnie się uzupełnia, dlatego najlepiej wdrażać je jako spójną całość, a nie pojedyncze „papiery”.
Zawiadomienie PIP i sanepidu: czego już nie trzeba
Tu dobra wiadomość i realna przewaga na starcie: ogólnego zgłoszenia nie trzeba już składać. Obowiązek zawiadamiania okręgowego inspektora pracy oraz państwowego inspektora sanitarnego o rozpoczęciu działalności, wynikający dawniej z art. 209 Kodeksu pracy, został zniesiony z dniem 17 stycznia 2013 r. i dziś nie obowiązuje. Nowy pracodawca ma więc na starcie o jedną formalność mniej i nie musi w ciągu 30 dni składać żadnego takiego zawiadomienia.
Są jednak wyjątki branżowe, o których warto pamiętać. Niektóre rodzaje działalności, na przykład gastronomia, produkcja i obrót żywnością czy działalność lecznicza, nadal wymagają przed startem odrębnego zatwierdzenia zakładu lub wpisu do rejestru prowadzonego przez organy Państwowej Inspekcji Sanitarnej. To wymóg sektorowy, niezależny od bhp, dlatego przy takich profilach sprawdzamy go na samym początku.
Pakiet startowy bhp
Poniżej najważniejsze elementy „pakietu startowego” bhp wraz z podstawą i momentem wdrożenia:
| Element | Co obejmuje | Podstawa | Kiedy |
|---|---|---|---|
| Ocena ryzyka zawodowego | identyfikacja zagrożeń na stanowiskach | art. 226 Kodeksu pracy | przed dopuszczeniem do pracy |
| Szkolenia wstępne | instruktaż ogólny i stanowiskowy | art. 237(3) Kodeksu pracy | przed rozpoczęciem pracy |
| Badania profilaktyczne | skierowania i orzeczenia lekarskie | art. 229 Kodeksu pracy | przed dopuszczeniem do pracy |
| Zatwierdzenie sanepidu (wybrane branże) | zatwierdzenie zakładu lub wpis do rejestru | przepisy branżowe (m.in. o bezpieczeństwie żywności) | przed rozpoczęciem (wybrane branże) |
| Instrukcje i dokumentacja | instrukcje bhp, regulaminy, rejestry | art. 237(4) Kodeksu pracy; ogólne przepisy bhp | na starcie działalności |
Zakres pakietu zależy od branży i rodzaju pracy, inny będzie dla biura, inny dla warsztatu czy budowy. Dlatego zaczynamy od rozpoznania profilu firmy i realnych zagrożeń, a nie od uniwersalnego formularza.
Kolejność wdrożenia krok po kroku
Kluczem do sprawnego startu jest właściwa kolejność działań:
- najpierw rozpoznanie profilu firmy i stanowisk oraz ocena ryzyka zawodowego, bo z niej wynikają dalsze decyzje (szkolenia, środki ochrony, instrukcje);
- następnie badania i szkolenia wstępne przed dopuszczeniem pracowników do pracy, przygotowanie instrukcji i dokumentacji oraz ustawienie służby bhp, a w wybranych branżach uzyskanie wymaganego zatwierdzenia sanepidu.
Taka sekwencja pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownik już pracuje, a podstawowe elementy bhp jeszcze nie istnieją. Uporządkowany start to również mniej pracy później, dokumentacja od początku jest spójna i łatwa do utrzymania w miarę rozwoju firmy.
Służba bhp w nowej firmie
Sposób zorganizowania służby bhp zależy od wielkości zatrudnienia. Pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę bhp, a przy zatrudnieniu do 100 osób może powierzyć jej zadania pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. Jeżeli firma nie ma kompetentnych pracowników, może powierzyć zadania służby bhp specjaliście spoza zakładu (art. 237(11) Kodeksu pracy; rozporządzenie Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bhp, Dz.U. 1997 nr 109 poz. 704). Dla wchodzącej na rynek firmy powierzenie tych zadań doświadczonemu specjaliście z zewnątrz jest zwykle najszybszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem.
Najczęstsze błędy na starcie
Najczęstsze problemy to: dopuszczenie pracownika do pracy przed szkoleniem i badaniami, brak oceny ryzyka lub jej „szablonowa” wersja, w wybranych branżach pominięcie wymaganego zatwierdzenia sanepidu, brak instrukcji i podstawowej dokumentacji, mylenie szkolenia wstępnego z okresowym oraz odkładanie bhp „na później”, gdy firma się rozrośnie. Każdy z tych błędów łatwo naprawić na starcie, a trudno i drogo, po kontroli lub wypadku, gdy do uchybienia dochodzi presja czasu i ryzyko odpowiedzialności.
Jak pomagamy firmom na starcie
Pomagamy wejść w rolę pracodawcy bez luk. Rozpoznajemy profil firmy i stanowiska, przeprowadzamy ocenę ryzyka, przygotowujemy komplet dokumentacji (instrukcje, regulaminy, rejestry), organizujemy szkolenia wstępne i kierujemy na badania, ustawiamy służbę bhp, a w wybranych branżach pomagamy uzyskać wymagane zatwierdzenie sanepidu, najczęściej jako powierzenie jej zadań naszym specjalistom. Dostosowujemy zakres do branży i skali działalności, tak by firma od pierwszego dnia spełniała wymagania, a jednocześnie nie płaciła za rozwiązania, których nie potrzebuje. W miarę rozwoju firmy rozwijamy z nią system bhp.
Co zyskuje firma
Dobrze ustawione bhp na starcie to spokój i porządek: zgodność z prawem od pierwszego dnia, gotowość na kontrolę PIP i realne bezpieczeństwo pierwszych pracowników. To także oszczędność czasu i nerwów, zamiast gasić pożary po kontroli czy wypadku, firma buduje na solidnym fundamencie, który rośnie razem z nią. Uporządkowane bhp bywa też atutem w oczach klientów i partnerów, dla których bezpieczeństwo jest coraz ważniejszym kryterium współpracy. Kompleksowo uruchamiamy bhp w firmach wchodzących na rynek, od oceny ryzyka i dokumentacji po szkolenia i służbę bhp. Skontaktuj się z nami i wejdź na rynek z bezpieczeństwem ustawionym raz, a dobrze.