5 min czytania
Prowadzenie bezpieczeństwa i higieny pracy na własną rękę bywa dla firmy, zwłaszcza małej lub średniej, pułapką: albo zajmuje się tym ktoś „przy okazji", bez pełnych kompetencji, albo utrzymuje się etat, który nie wykorzystuje w pełni czasu specjalisty. Tymczasem prawo pozwala powierzyć zadania służby bhp ekspertowi z zewnątrz, i dla wielu firm jest to rozwiązanie zarazem tańsze, i pewniejsze. Stała obsługa bhp to jeden partner odpowiedzialny za całość: dokumentację, szkolenia, oceny ryzyka, postępowania powypadkowe i kontakt z inspekcją. Poniżej wyjaśniamy, na czym polega taka obsługa, kiedy się opłaca i co realnie daje firmie.
Czym jest obsługa firm w zakresie BHP
Obsługa firm w zakresie bhp to kompleksowe, stałe prowadzenie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy przez zewnętrznego specjalistę lub zespół. Zamiast rozpraszać te obowiązki między osoby bez pełnych kompetencji albo utrzymywać niepełnowykorzystany etat, firma powierza całość jednemu, odpowiedzialnemu partnerowi. Obejmuje to bieżące utrzymanie dokumentacji, oceny ryzyka, organizację szkoleń i badań, prowadzenie postępowań powypadkowych, doradztwo oraz reprezentowanie firmy w kontaktach z inspekcją. To model, w którym bhp jest prowadzone profesjonalnie i na bieżąco, a pracodawca ma jedno miejsce, do którego zwraca się z każdą sprawą z tego obszaru, bez konieczności budowania własnych struktur.
Kiedy warto powierzyć bhp na zewnątrz
Powierzenie bhp na zewnątrz sprawdza się w kilku typowych sytuacjach. Dla małych i średnich firm, które nie potrzebują (lub nie mogą sobie pozwolić na) etatowego specjalisty, to sposób na profesjonalną obsługę bez kosztów pełnego zatrudnienia. Dla firm rozproszonych, z wieloma lokalizacjami, to jednolity standard bhp we wszystkich oddziałach. Dla organizacji, które mają własną służbę bhp, obsługa zewnętrzna bywa wzmocnieniem w obszarach wymagających wąskiej specjalizacji (ppoż, wydatek energetyczny, sprawy sądowe) lub na czas nieobecności czy luki kadrowej. Wspólnym mianownikiem jest chęć zapewnienia ciągłości i jakości bhp bez przeciążania własnych zasobów.
Co obejmuje stała obsługa
Stała obsługa bhp to nie pojedyncze zlecenia, lecz opieka nad całym obszarem. Po stronie dokumentacji obejmuje prowadzenie i aktualizację ocen ryzyka, instrukcji, rejestrów oraz wymaganej dokumentacji pracowniczej związanej z bhp.
Po stronie działań bieżących to organizacja i prowadzenie szkoleń, kierowanie na badania, przeprowadzanie okresowych przeglądów warunków pracy, prowadzenie postępowań powypadkowych, bieżące doradztwo oraz reprezentowanie firmy podczas kontroli. Kluczowe jest to, że obsługa działa w sposób ciągły, reaguje na zmiany w firmie i w przepisach, a nie tylko realizuje zlecenia, gdy pojawia się problem. Dzięki temu bhp jest zawsze aktualne, a nie „nadrabiane” przed kontrolą.
Powierzenie zadań służby bhp
Możliwość powierzenia bhp na zewnątrz wynika wprost z przepisów. Zgodnie z art. 237(11) Kodeksu pracy pracodawca, który nie ma kompetentnych pracowników, może powierzyć wykonywanie zadań służby bhp specjalistom spoza zakładu. Szczegółowe zasady działania, uprawnienia i kwalifikacje służby bhp określa rozporządzenie Rady Ministrów z 2 września 1997 r. (Dz.U. 1997 nr 109 poz. 704).
W praktyce oznacza to, że zewnętrzny specjalista przejmuje zadania służby bhp w takim samym zakresie, w jakim realizowałby je pracownik wewnętrzny, z tą różnicą, że firma korzysta z doświadczenia całego zespołu ekspertów, a nie jednej osoby. To rozwiązanie w pełni zgodne z prawem, powszechnie stosowane i akceptowane przez inspekcję.
Zakres obsługi
Poniżej najważniejsze obszary stałej obsługi bhp wraz z podstawą i częstotliwością działań:
| Obszar obsługi | Co robimy | Podstawa | Częstotliwość |
|---|---|---|---|
| Ocena ryzyka zawodowego | opracowanie i aktualizacja | art. 226 Kodeksu pracy | przy zmianach i okresowo |
| Szkolenia bhp | wstępne i okresowe | art. 237(3) Kodeksu pracy | zgodnie z cyklem |
| Dokumentacja i instrukcje | prowadzenie i aktualizacja | art. 237(4) Kodeksu pracy | stale |
| Wypadki i kontrole | postępowania, reprezentacja firmy | art. 234 Kodeksu pracy; ustawa o PIP | w razie potrzeby |
| Doradztwo bieżące | konsultacje, przeglądy warunków pracy | dział X Kodeksu pracy | stale |
Zakres obsługi dopasowuje się do wielkości, branży i ryzyk firmy, inny będzie dla biura, inny dla zakładu produkcyjnego czy budowy. Ustala się go na starcie i modyfikuje wraz z rozwojem firmy.
Obsługa stała a doraźna
Współpracę można ułożyć na dwa sposoby, które często się uzupełniają:
- obsługa stała (abonamentowa), ciągła opieka nad całością bhp, z regularnymi przeglądami, aktualizacją dokumentacji i gotowością do reakcji; zapewnia najwyższą jakość i przewidywalność kosztów;
- obsługa doraźna (projektowa), realizacja konkretnych zadań: oceny ryzyka, dokumentacji, szkolenia, postępowania powypadkowego czy wsparcia w kontroli.
Dla większości firm najkorzystniejsza jest obsługa stała, bo bhp wymaga ciągłości, dokumentacja się dezaktualizuje, terminy szkoleń i badań mijają, a przepisy się zmieniają. Doraźne wsparcie sprawdza się jako uzupełnienie lub przy jednorazowych potrzebach.
Outsourcing a odpowiedzialność pracodawcy
Ważne, by nie mylić powierzenia zadań z przeniesieniem odpowiedzialności. Za stan bhp w firmie zawsze odpowiada pracodawca, outsourcing nie zdejmuje z niego tej odpowiedzialności, lecz zapewnia mu fachowe wsparcie w jej realizacji. Dobry partner bhp działa więc tak, by realnie chronić pracodawcę: dbając o zgodność, wychwytując ryzyka i doradzając, zanim pojawi się problem. Paradoksalnie profesjonalna obsługa zewnętrzna często zabezpiecza pracodawcę lepiej niż pojedynczy, przeciążony pracownik wewnętrzny, bo stoi za nią zespół, wiedza i doświadczenie z wielu firm i sytuacji. Odpowiedzialność zostaje po stronie pracodawcy, ale ryzyko błędu maleje.
Najczęstsze błędy w obsłudze bhp
Najczęstsze problemy to: prowadzenie bhp „przy okazji” przez osobę bez kompetencji, traktowanie bhp jako zbioru dokumentów do skompletowania przed kontrolą, brak reakcji na zmiany w firmie i przepisach, wybór najtańszej obsługi sprowadzającej się do „produkcji papieru” bez realnego doradztwa oraz mylenie powierzenia zadań ze zdjęciem z siebie odpowiedzialności. Skutkiem bywa pozorna zgodność, która zawodzi w najważniejszym momencie, podczas kontroli lub po wypadku. Dobra obsługa jest tego przeciwieństwem: łączy porządek w dokumentach z realnym ograniczaniem ryzyka.
Jak działa nasza obsługa
Zaczynamy od rozpoznania firmy: jej stanowisk, ryzyk i stanu dokumentacji bhp. Na tej podstawie ustalamy zakres obsługi i przejmujemy zadania służby bhp, prowadzimy i aktualizujemy dokumentację, organizujemy szkolenia i badania, przeprowadzamy przeglądy, obsługujemy postępowania powypadkowe i reprezentujemy firmę podczas kontroli. Działamy na bieżąco, reagując na zmiany, a nie tylko na zlecenia. Firma zyskuje jednego, odpowiedzialnego partnera i dostęp do całego zespołu ekspertów, specjalistów bhp, ppoż i pokrewnych dziedzin. Mówimy przy tym językiem biznesu, pokazując nie tylko obowiązki, ale i to, jak bhp może pracować na korzyść firmy.
Co zyskuje firma
Stała obsługa bhp to profesjonalne, aktualne bezpieczeństwo bez kosztów i kłopotów budowania własnych struktur: zgodność z przepisami, gotowość na kontrolę, sprawnie prowadzone szkolenia i dokumentacja oraz fachowe wsparcie w sytuacjach trudnych. To także oszczędność, jeden partner zamiast niepełnowykorzystanego etatu, i spokój płynący z tego, że bhp jest w rękach ludzi, którzy się na tym znają. Przede wszystkim zaś dobra obsługa realnie ogranicza ryzyko wypadków i ich skutków. Kompleksowo obsługujemy firmy w zakresie bhp, od dokumentacji i szkoleń po wypadki i kontrole, jako jeden, odpowiedzialny partner. Skontaktuj się z nami i powierz bhp ludziom, którzy potraktują je jak własną sprawę.