7 min czytania
Krajowy Fundusz Szkoleniowy bywa traktowany jak skomplikowana procedura dla dużych firm z rozbudowanym działem HR. Tymczasem to jedno z najprostszych źródeł pieniędzy na rozwój pracowników, z którego korzystają także mikrofirmy zatrudniające kilka osób. Urząd pracy może pokryć do 70% kosztów szkolenia, a w mikroprzedsiębiorstwie nawet 90%, co pozwala przeszkolić więcej osób albo zdobyć uprawnienia, na które wcześniej brakowało budżetu. Warunki są dwa: szkolenie musi odpowiadać priorytetom na dany rok, a jego realizator musi być wpisany do Bazy Usług Rozwojowych. Poniżej wyjaśniamy, czym jest KFS, kto i kiedy może z niego skorzystać oraz jak zrealizować z nami szkolenie z dofinansowaniem.
Czym jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy
Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to wydzielona część Funduszu Pracy, z której powiatowe urzędy pracy finansują kształcenie ustawiczne pracowników i pracodawców. Pieniądze trafiają do firm, które chcą podnieść kwalifikacje swoich ludzi: zdobyć uprawnienia, przejść kurs zawodowy, przygotować się do nowych zadań. Środki rozdzielane są w naborach, a o ich przyznaniu decyduje urząd pracy właściwy dla siedziby firmy lub miejsca prowadzenia działalności. To nie jest grant „dla wybranych”, lecz stały mechanizm, który co roku wraca z nową pulą pieniędzy i nowymi priorytetami. Dla firmy oznacza to, że szkolenia planowane na kolejny rok warto od razu zestawić z zasadami KFS, zamiast finansować je w całości z własnego budżetu.
Kto może skorzystać i jaka jest podstawa prawna
Z KFS może skorzystać pracodawca, niezależnie od branży i wielkości, a od 2026 r. także przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników. Dofinansowanie może objąć zarówno pracowników, jak i samego pracodawcę, a według aktualnych zasad także osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Podstawą prawną jest ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620 z późn. zm.), która zastąpiła wcześniejszą ustawę o promocji zatrudnienia, oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz.U. 2025 poz. 1641). Priorytety wydatkowania środków na dany rok ustala minister właściwy do spraw pracy po zasięgnięciu opinii Rady Rynku Pracy, a województwa i powiaty mogą dodać własne. W praktyce oznacza to, że te same zasady obowiązują w całym kraju, ale szczegóły naboru zawsze warto sprawdzić w swoim urzędzie.
Kiedy składać wniosek i jak często ogłaszane są nabory
Minister przydziela urzędom pracy pulę środków do 10 grudnia, a pierwsze nabory ruszają zwykle od połowy stycznia do marca. Urząd ogłasza nabór co najmniej 10 dni roboczych przed jego startem, ale sam nabór może trwać zaledwie 5 dni roboczych. Wniosek składa się elektronicznie, przez indywidualne konto na platformie urzędów pracy, a braki można uzupełnić w wyznaczonym terminie, zwykle od 7 do 14 dni.
Jeśli pieniądze nie zostaną rozdysponowane, urząd ogłasza kolejne nabory, czasem także dla szkoleń spoza tegorocznych priorytetów. Nie warto jednak na to liczyć, bo w wielu powiatach środki kończą się już w pierwszym naborze. Najrozsądniej jest zaplanować szkolenia i zebrać oferty jeszcze w grudniu, tak aby po ogłoszeniu naboru pozostało tylko wypełnienie wniosku. Firma, która zaczyna przygotowania w dniu ogłoszenia naboru, często po prostu nie zdąży.
Co obejmuje dofinansowanie i ile wynosi
Z KFS można sfinansować kursy i szkolenia, egzaminy potwierdzające nabycie kwalifikacji lub uprawnień, studia podyplomowe, badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia, ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz określenie potrzeb szkoleniowych firmy. Standardowo urząd pokrywa do 70% kosztów, a w mikroprzedsiębiorstwach, czyli firmach bez pracowników lub zatrudniających do 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty, do 90%. Kwota na jednego uczestnika nie może przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku.
To minimum, które trzeba znać, a nie wszystko, co warto policzyć. Obowiązuje także roczny limit na firmę, zależny od liczby pracowników, od 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia w mikrofirmie do 14-krotności w firmach zatrudniających ponad 250 osób. Wkład własny pracodawcy to więc zwykle 10 lub 30% kosztu szkolenia, co przy uprawnieniach UDT czy SEP z egzaminem oznacza realną oszczędność. Dofinansowanie z KFS z reguły stanowi pomoc de minimis, dlatego przed złożeniem wniosku trzeba sprawdzić, ile tej pomocy firma otrzymała w ostatnich trzech latach.
Priorytety KFS na 2027 rok: porównanie
Urząd pracy nie sfinansuje dowolnego szkolenia. Każde musi odpowiadać jednemu z priorytetów na dany rok, a to, jak firma uzasadni ten związek we wniosku, ma bezpośredni wpływ na decyzję. Na 2027 r. minister ustalił cztery priorytety o równym znaczeniu.
| Priorytet | Czego dotyczy | Przykładowe szkolenia | Kiedy szczególnie |
|---|---|---|---|
| Zawody deficytowe | Kwalifikacje w zawodach, w których w danym powiecie lub województwie brakuje pracowników. | Wózki jezdniowe, suwnice, podesty ruchome, spawanie, SEP | Gdy zawód figuruje jako deficytowy w Barometrze Zawodów dla regionu. |
| Odporność organizacji | Kompetencje potrzebne w sytuacjach kryzysowych, zagrożeniach i przy zapewnianiu ciągłości działania. | Ewakuacja, kwalifikowana pierwsza pomoc, organizacja pracy przy urządzeniach energetycznych | Gdy firma chce przygotować ludzi na awarie, pożary i wypadki. |
| Osoby 50+ | Kształcenie pracowników, którzy ukończyli 50 lat. | Każde szkolenie, w którym uczestniczą osoby 50+, np. UDT lub ergonomia | Gdy w zespole są doświadczeni pracownicy, których chcesz przekwalifikować lub zatrzymać. |
| Nowe technologie i procesy | Szkolenia związane z wdrażaniem nowych procesów, technologii i narzędzi, w tym umiejętności cyfrowe, AI i „zielone”. | SEP przy fotowoltaice i pompach ciepła, obsługa nowych urządzeń | Gdy firma modernizuje park maszynowy lub infrastrukturę energetyczną. |
Żaden priorytet nie jest „lepszy” od pozostałych, a jedno szkolenie często pasuje do dwóch z nich. Najczęstszym błędem jest powołanie się na priorytet bez konkretnego uzasadnienia, na przykład wpisanie „zawód deficytowy” bez sprawdzenia, czy rzeczywiście figuruje on na liście dla danego powiatu. Kluczowy jest więc etap przed złożeniem wniosku: dopasowanie szkolenia do sytuacji firmy i regionu.
KFS a szkolenia z uprawnieniami UDT i SEP
Szkolenia kończące się uprawnieniami należą do tych, które najłatwiej uzasadnić we wniosku, bo dają pracownikowi nową kwalifikację potwierdzoną egzaminem zewnętrznym. Dotyczy to zwłaszcza:
- operatorów urządzeń transportu bliskiego, takich jak wózki jezdniowe, suwnice, żurawie i podesty ruchome, których brakuje w logistyce, produkcji i budownictwie;
- osób z uprawnieniami SEP do eksploatacji i dozoru urządzeń elektrycznych, energetycznych i cieplnych, potrzebnych przy modernizacji instalacji i wdrażaniu odnawialnych źródeł energii.
Takie szkolenia łączą się z obowiązkami pracodawcy w zakresie BHP i dozoru technicznego, ale wykraczają poza minimum wymagane przepisami, bo budują trwałe kompetencje w firmie. Warto więc planować je razem: jedno postępowanie w urzędzie może objąć kilku pracowników i kilka rodzajów uprawnień.
Jak wygląda współpraca z Feuer
Zaczynamy od rozmowy o potrzebach firmy: kogo chcesz przeszkolić, jakie uprawnienia są potrzebne i w jakim terminie. Na tej podstawie przygotowujemy ofertę szkoleniową z programem, liczbą godzin, formą realizacji, kosztem na uczestnika i informacją o naszym wpisie do Bazy Usług Rozwojowych, czyli z danymi, których urząd wymaga od realizatora. Wniosek do urzędu pracy składa pracodawca, bo zawiera dane kadrowe i finansowe firmy oraz wymaga jego podpisu, dlatego nie wypełniamy go za klienta. Po podpisaniu umowy z urzędem realizujemy szkolenie, organizujemy egzamin i przekazujemy dokumenty potrzebne do rozliczenia.
Najczęstsze błędy przy korzystaniu z KFS
Najgroźniejszym błędem jest rozpoczęcie szkolenia przed podpisaniem umowy z urzędem pracy, bo KFS nie refunduje kosztów poniesionych wcześniej, nawet jeśli wniosek ostatecznie zostanie rozpatrzony pozytywnie. Kolejne to: zbyt późne rozpoczęcie przygotowań, ogólnikowe uzasadnienie priorytetu, wybór realizatora bez wpisu do BUR, nieuwzględnienie limitu pomocy de minimis oraz niekompletne dane we wniosku, których nie da się uzupełnić w krótkim terminie wyznaczonym przez urząd. Efekt jest zawsze ten sam: wniosek formalnie istnieje, ale pieniądze trafiają do firm, które przygotowały się lepiej.
Dlaczego liczy się wpis do Bazy Usług Rozwojowych
Szkolenia finansowane z KFS może realizować wyłącznie podmiot wpisany do Bazy Usług Rozwojowych prowadzonej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Wpis wymaga spełnienia standardów jakości określonych przez PARP, a jego brak wyklucza danego realizatora z dofinansowania. Feuer jest wpisany do BUR, więc nasze szkolenia mogą być finansowane ze środków KFS. Przed złożeniem wniosku zawsze warto sprawdzić wpis realizatora w BUR, bo urząd zweryfikuje go i tak.
Co zyskuje firma
Dofinansowanie z KFS pozwala przeszkolić więcej osób za ten sam budżet, zdobyć uprawnienia, które otwierają drogę do większych zleceń i przetargów, albo po prostu uwolnić pieniądze na inne cele. Przeszkolona kadra to mniejsze ryzyko przestojów z powodu braku uprawnień, mniej awarii i wypadków oraz mocniejsza pozycja podczas kontroli PIP i UDT. Systematyczne podnoszenie kompetencji wspiera też wymagania normy ISO 45001:2018 w zakresie kompetencji (pkt 7.2). Od 16 lat szkolimy pracowników z BHP, ppoż., pierwszej pomocy oraz uprawnień UDT i SEP, a jako firma wpisana do BUR przygotowujemy oferty dopasowane do wymagań urzędów pracy. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak zrealizować szkolenia w Twojej firmie z dofinansowaniem KFS.