Biuro nie jest tak bezpieczne, jak się wydaje

Nie zawsze. Pracownik administracyjno-biurowy jest zwolniony z okresowego, jeśli przeważająca działalność pracodawcy mieści się w grupie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia. Zwolnienie nie działa, gdy ocena ryzyka wykaże, że szkolenie jest uzasadnione. Szkolenie wstępne obowiązuje zawsze.

Przy pracy na laptopie co najmniej przez połowę dnia stanowisko musi mieć podstawkę lub monitor oraz oddzielną klawiaturę i mysz. Doprecyzowano refundację okularów, dopuszczając szkła kontaktowe. Termin dostosowania minął 17 maja 2024 r.

Tak. Obowiązek z art. 226 Kodeksu pracy dotyczy wszystkich stanowisk, także biurowych. Ocena uwzględnia obciążenia mięśniowo-szkieletowe, wzrok, mikroklimat, a coraz częściej stres. Od niej zależy m.in. kwestia szkoleń okresowych.

Dla wymaganych obiektów instrukcja bezpieczeństwa pożarowego, drożne i oznakowane drogi ewakuacyjne, wyznaczone i przeszkolone osoby do ewakuacji oraz okresowe próbne ewakuacje. Przy dużym skupieniu ludzi sprawna ewakuacja jest szczególnie ważna.

Bóle kręgosłupa i karku, przeciążenia nadgarstków, zmęczenie i dolegliwości wzroku oraz skutki stresu. Rozwijają się powoli i lekceważone stają się przewlekłe, dlatego kluczowa jest ergonomia stanowisk i profilaktyka.

Mniej dolegliwości i nieobecności, zgodność z przepisami bez przerostu formalności oraz gotowość na kontrolę PIP i straży pożarnej. To także sprawna reakcja w razie awarii i element systemu zarządzania bhp zgodnego z ISO 45001:2018.

Tak. Biuro uchodzi za bezpieczne, ale praca biurowa jest źródłem jednych z najczęstszych dolegliwości zawodowych: bólów kręgosłupa, przemęczenia wzroku i przeciążeń nadgarstków, które kumulują się latami. Do tego dochodzą zagrożenia typowe dla każdego budynku, pożar, ewakuacja, potrzeba pierwszej pomocy, oraz stres. Pracodawca biurowy ma te same podstawowe obowiązki co inni, tyle że rozłożone inaczej, z naciskiem na ergonomię, ochronę przeciwpożarową i organizację.

Obszar regulują Kodeks pracy i rozporządzenia, poniżej najważniejsze:

1. stanowiska z monitorami: rozporządzenie z 1 grudnia 1998 r. (Dz.U. 1998 nr 148 poz. 973), znowelizowane w 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 2367), ergonomia, laptopy, okulary;
2. ocena ryzyka: art. 226 Kodeksu pracy, ocena i dokumentacja ryzyka także dla prac biurowych;
3. szkolenia BHP: art. 237(3) Kodeksu pracy, w tym zwolnienie części pracowników administracyjno-biurowych ze szkoleń okresowych;
4. pierwsza pomoc: art. 209(1) Kodeksu pracy, wyznaczenie osób i zapewnienie środków;
5. ochrona przeciwpożarowa: rozporządzenie MSWiA z 7 czerwca 2010 r. (Dz.U. 2010 nr 109 poz. 719), instrukcja i warunki ewakuacji;
6. ogólne przepisy bhp: rozporządzenie MPiPS z 26 września 1997 r. (Dz.U. 2003 nr 169 poz. 1650), pomieszczenia, oświetlenie, mikroklimat;
7. system zarządzania: ISO 45001:2018, w której identyfikacja zagrożeń to punkt 6.1.2.

Nie zawsze. Pracownik administracyjno-biurowy jest zwolniony z obowiązku szkolenia okresowego, jeżeli rodzaj przeważającej działalności pracodawcy mieści się w grupie o niskiej kategorii ryzyka, nie wyższej niż trzecia, zgodnie z Kodeksem pracy. Zwolnienie przestaje jednak obowiązywać, gdy ocena ryzyka wykaże, że jest to uzasadnione, wtedy szkolenia okresowe są wymagane mimo biurowego charakteru pracy. Szkolenie wstępne przed dopuszczeniem do pracy obowiązuje zawsze.

Zaktualizowała wymagania do pracy z laptopami: przy używaniu komputera przenośnego co najmniej przez połowę dobowego czasu pracy stanowisko musi mieć stacjonarny monitor lub podstawkę pozwalającą ustawić ekran na właściwej wysokości oraz oddzielną klawiaturę i mysz. Doprecyzowano też refundację okularów, dopuszczając wprost szkła kontaktowe. Istniejące stanowiska należało dostosować do 17 maja 2024 r. To najważniejsza zmiana bhp dotycząca pracy biurowej ostatnich lat.

Tak. Obowiązek oceny ryzyka zawodowego, wynikający z art. 226 Kodeksu pracy, dotyczy wszystkich stanowisk, także biurowych. Ocena powinna uwzględniać obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i wzroku, mikroklimat, oświetlenie, a coraz częściej także obciążenie psychiczne i stres. Nie jest to formalność, od oceny ryzyka zależy między innymi to, czy pracownikom administracyjno-biurowym przysługuje zwolnienie ze szkoleń okresowych, czy jednak są one wymagane.

Pracodawca ma obowiązek wyznaczyć pracowników do udzielania pierwszej pomocy oraz zapewnić środki, w tym apteczki, zgodnie z art. 209(1) Kodeksu pracy. Wyznaczone osoby powinny zostać przeszkolone, a wyposażenie apteczek utrzymane w kompletności i aktualności. Także w biurze zdarzają się nagłe zdarzenia zdrowotne, dlatego przygotowanie do pierwszej pomocy nie jest formalnością, lecz realnym elementem bezpieczeństwa zespołu.

Nieaktualna lub pobieżna ocena ryzyka, stanowiska komputerowe niedostosowane do wymagań (w tym po zmianach z 2023 r.), brak instrukcji bezpieczeństwa pożarowego lub próbnych ewakuacji, brak wyznaczonych i przeszkolonych osób do pierwszej pomocy i ewakuacji, zastawione drogi ewakuacyjne oraz nieuporządkowane terminy szkoleń i badań. Wiele wynika z przekonania, że w biurze nic się nie dzieje, a kontrola PIP i straży pożarnej ocenia biuro równie rzetelnie jak inne miejsca pracy.

Tak. Pracownik wykonujący pracę zdalną również powinien mieć stanowisko spełniające zasady ergonomii, a pracodawca ma obowiązki dotyczące bezpiecznych warunków pracy zdalnej i oceny ryzyka. W praktyce oznacza to informowanie o zasadach ergonomicznego urządzenia stanowiska w domu oraz uwzględnienie pracy zdalnej w dokumentacji bhp. Biuro i praca zdalna to dziś powiązane obszary, które warto obejmować spójnie.

Zaczynamy od przeglądu stanowisk, dokumentacji i organizacji bezpieczeństwa, ustalając, jakie obowiązki realnie dotyczą firmy. Następnie przeprowadzamy lub aktualizujemy ocenę ryzyka, dostosowujemy stanowiska z monitorami, opracowujemy instrukcje ppoż i organizujemy próbne ewakuacje oraz prowadzimy szkolenia i porządkujemy terminy. Zakres dopasowujemy do realnego, zwykle niskiego ryzyka, bez zbędnej biurokracji.